Gweithdrefn Adolygiad Terfynol

1. Cyflwyniad

1.1

Pan fydd myfyriwr wedi cael penderfyniad/canlyniad ffurfiol o dan reoliadau/weithdrefnau perthnasol, gall y myfyriwr ofyn am adolygiad terfynol o'r penderfyniad/canlyniad yn unol â'r Weithdrefn Adolygiad Terfynol. Er enghraifft, gall myfyrwyr ofyn am adolygiad terfynol o'r penderfyniadau ffurfiol a wnaed/canlyniadau a gafwyd ar ddiwedd gweithdrefnau canlynol y Brifysgol:

Gweithdrefn Camymddygiad Academaidd;
Rheoliadau Apeliadau;
Gweithdrefn Gwyno;
Gweithdrefn Addasrwydd i Ymarfer;
Gweithdrefnau Disgyblu.

Tynnu'n ôl am beidio â thalu ffioedd dysgu (yn dilyn Apêl Cyllid)

Nid yw'r rhestr uchod yn gynhwysfawr a dylai myfyrwyr gyfeirio at y rheoliadau perthnasol o ran y cam pan gallant gyflwyno cais am adolygiad terfynol (os yw'n berthnasol).

1.2

Caiff myfyrwyr sy'n astudio ar raglenni cydweithredol eu cyfeirio at Atodiad 1 am fanylion o ran a ydynt yn gymwys i ddefnyddio'r Weithdrefn Adolygiad Terfynol hon ac os felly, yr amrywiadau i Adrannau'r weithdrefn hon sy'n berthnasol i'w rhaglenni. Dylid cyflwyno ceisiadau am adolygiad terfynol yn ysgrifenedig i Dîm Achosion Myfyrwyr y Gwasanaethau Addysg o fewn 14 diwrnod gwaith o benderfyniad gwreiddiol swyddog y pwyllgor, y bwrdd neu'r Brifysgol, drwy gyflwyno ffurflen cais am adolygiad terfynol y gellir ei lawrlwytho drwy wefan FyAstudiaethau (Canvas) neu ofyn am gopi gan y Gwasanaethau Addysg.

1.3

Os na dderbynnir ffurflen cais am adolygiad terfynol o fewn y terfyn amser a bennwyd, fel rheol caiff yr adolygiad terfynol ei drin fel un nad yw'n gymwys i'w ystyried ar y sail ei bod 'allan o amser' oni bai bod yr ymgeisydd yn gallu dangos rheswm cymhellol dros beidio â chyflwyno'r cais o fewn y terfyn amser. Pan benderfynir nad yw cais am adolygiad terfynol yn gymwys i'w ystyried, caiff y myfyriwr ei hysbysu o ganlyniad hyn drwy lythyr Cwblhau'r Weithdrefn.

1.4

Os bydd myfyriwr yn cyflwyno cais am adolygiad terfynol cyn cwblhau holl gamau'r weithdrefn berthnasol (gweler 1.1 uchod), caiff y cais ei atgyfeirio at awdurdod priodol y weithdrefn berthnasol. Caiff y myfyriwr ei gynnwys yn yr atgyfeiriad hwn. Os ar ôl cwblhau'r broses lawn mae'r myfyriwr yn dal i fod yn anfodlon ar y canlyniad, gall y myfyriwr ddechrau gweithdrefn yr Adolygiad Terfynol.

1.5

Bydd y Tîm Achosion Myfyrwyr yn cydnabod, yn ysgrifenedig, dderbyn cais am Adolygiad Terfynol o fewn 5 niwrnod gwaith.

1.6

Swyddog Achosion Myfyrwyr sydd fel arfer yn delio ag adolygiadau terfynol. Serch hynny, os teimlir bod gwrthdaro buddiannau, bydd Swyddog Gweinyddol/aelod o staff academaidd o du allan i'r Tîm Achosion Myfyrwyr yn adolygu i sicrhau didueddrwydd wrth ystyried yr adolygiad terfynol. Mewn achosion o'r fath, bydd yr aelod o staff o du allan i'r Ysgol/Maes Gwasanaeth lle ceir y broblem ac ni fydd ganddo gysylltiad personol â'r myfyriwr dan sylw.

1.7

Gall myfyrwyr gael cyngor a chymorth am ddim ac annibynnol, sy'n gyfrinachol, ar gyfer adolygiadau terfynol gan Ganolfan Cyngor Undeb y Myfyrwyr. I drefnu apwyntiad i weld rhywun yn Undeb y Myfyrwyr gallwch chi gysylltu â'r Ganolfan Gyngor drwy’r porth newydd i fyfyrwyr http://hello.swansea-union.co.uk/ lle gallwch godi tocyn a dewis y categori - Cyngor a Chymorth o'r gwymplen.c\

1.8

Mae'r Brifysgol yn disgwyl i'r holl bartïon ymddwyn yn rhesymol ac yn deg tuag at ei gilydd, a chyda pharch. Os na fydd adolygiad terfynol yn cael ei gynnal, bydd y rhesymau dros y penderfyniad yn cael eu cyfleu i'r myfyriwr.

2. Rhaid i geisiadau am adolygiadau terfynol fod yn seiliedig ar un neu fwy o'r rhesymau isod:

Mae tystiolaeth o afreoleidd-dra gweithdrefnol wrth ystyried yr achos i ddechrau sydd o'r fath natur sy'n peri amheuaeth resymol a fyddai'r person/pobl dan sylw wedi dod i'r un penderfyniad pe bai heb ddigwydd;
Mae tystiolaeth berthnasol newydd bellach ar gael, na allai fod wedi bod ar gael pan penderfynwyd ar yr achos gynt.Rhaid i'r myfyriwr ddangos rheswm cymhellol pam nad oedd tystiolaeth o'r fath ar gael cyn gwneud y penderfyniad blaenorol.Pe bai'r myfyriwr wedi gallu cyflwyno'r dystiolaeth newydd cyn gwneud y penderfyniad blaenorol, ni fydd tystiolaeth o'r fath yn cael ei hystyried wrth benderfynu ar yr adolygiad terfynol;
Roedd y penderfyniad yn afresymol. Rhaid i honiadau o'r fath gael eu cefnogi gan dystiolaeth a rhesymeg glir dros natur afresymol y penderfyniad.Ni fydd honiadau o fynegiant o anfodlonrwydd ar y penderfyniad yn cael eu hystyried.

3. Archwiliad/Penderfyniad yr adolygiad terfynol

3.1

O ran tryloywder a thegwch, cynhelir archwiliad yr adolygiad drwy broses o ohebiaeth agored, oni bai bod rhesymau eithriadol bod yn rhaid i wybodaeth neu gyfathrebiadau aros yn gyfrinachol.

3.2

Gall yr Adolygydd gasglu mwy o dystiolaeth gan y naill ochr neu'r llall, neu gan bobl eraill, a phan fydd yn fodlon bod digon o dystiolaeth wedi'i chasglu, bydd yn adolygu'r achos a gall, yn ôl ei ddisgresiwn:

wrthod y cais am adolygiad terfynol a chynnal y penderfyniad gwreiddiol. Bydd y penderfyniad hwn yn derfynol, fel a nodir yn Adran 4.3 isod;
Cyfeirio'r achos yn ôl at y penderfynwr gwreiddiol pan fydd sail yn cael ei chynnal
Gwneud penderfyniad arall a ganiateir gan Reoliad, Polisi neu Weithdrefn y Brifysgol.

Bydd y canlyniad fel arfer yn cael ei gyfleu i'r myfyriwr ar ffurf llythyr Cwblhau'r Weithdrefn o fewn 1 mis calendr ar ôl derbyn y cais am adolygiad terfynol. Os yw'n amhosib ymateb yn llawn o fewn y raddfa amser hon, bydd y myfyriwr yn cael gwybod am yr amserlen newydd.

3.3

Bydd y penderfyniad a wneir o dan Adran 4.2, yn benderfyniad terfynol y cais am adolygiad terfynol, ac ystyrir felly bod y mater ar gau. Ni thrafodir y penderfyniad gyda'r myfyriwr nac unrhyw berson arall.

4. Swyddfa'r Dyfarnwr Annibynnol

4.1

Mae gan Swyddfa'r Dyfarnwr Annibynnol ar gyfer Addysg Uwch raglen cwynion myfyrwyr annibynnol yn unol â Deddf Addysg Uwch 2004. Rhaid i'r holl sefydliadau addysg uwch yng Nghymru a Lloegr gydymffurfio â Rheolau'r rhaglen. Nid yw'r OIA yn rheolydd; mae'n ystyried cwynion unigol yn erbyn sefydliadau addysg uwch ac mae'n wasanaeth am ddim i fyfyrwyr.

4.2

Ar ôl cael y llythyr Cwblhau'r Weithdrefn, mae hawl gan fyfyrwyr gyflwyno cwyn i'r OIA ar yr amod bod eu cwyn yn gymwys o dan ei reolau. (Maen nhw ar wefan yr OIA www.oiahe.org.uk.)

5. Adrodd, Monitro, Gwerthuso ac Adolygu

5.1

Bydd y Gwasanaethau Addysg yn rhoi gwybodaeth ystadegol i'r Bwrdd Achosion Myfyrwyr o ran yr adolygiad terfynol yn flynyddol. Cyfrifoldeb y Bwrdd yw monitro'r data a gwneud argymhellion i Fwrdd Rheoliadau, Ansawdd a Safonau/Pwyllgor Addysg y Brifysgol fel y bo'n briodol.

5.2

Cyfrifoldeb y Bwrdd Rheoliadau, Ansawdd a Safonau fydd adolygu’r Gweithdrefnau Adolygiad Terfynol a’u heffeithiolrwydd drwy wneud argymhellion ar gyfer newidiadau i Bwyllgor Addysg y Brifysgol i’w hystyried gan y Senedd, lle bo’n briodol.

6. Hygyrchedd

Gall myfyrwyr ofyn am addasiadau rhesymol i'r gweithdrefnau yn unol â’r Ddeddf Cydraddoldeb. Bydd ceisiadau’n cael eu hystyried fesul un a’u cadarnhau i’r myfyriwr yn ysgrifenedig.

Atodiad 1

Cymhwyso'r Weithdrefn Adolygiad Terfynol ar gyfer myfyrwyr sy'n astudio rhaglenni a gynigir gan Brifysgol Abertawe (PA) ar y cyd â sefydliadau partner cydweithredol.

1. Cymhwysedd myfyrwyr sy'n astudio rhaglenni a gynigir gan Brifysgol Abertawe (PA) ar y cyd â sefydliadau partner cydweithredol i ddefnyddio’r Weithdrefn Adolygiad Terfynol hon.

1.1

Lle mae myfyriwr wedi derbyn penderfyniad/canlyniad ffurfiol dan weithdrefnau perthnasol PA neu gyd-weithdrefnau perthnasol PA ar y cyd â sefydliad partner cydweithredol, gall y myfyriwr ofyn am adolygiad terfynol o'r penderfyniad/canlyniad hwn yn unol â'r Weithdrefn Adolygiad Terfynol hon. Mae hyn yn berthnasol lle bydd y penderfyniadau/canlyniadau ffurfiol yn ymwneud â chwblhau'r gweithdrefnau canlynol:

Y Weithdrefn Camymddygiad Academaidd ar gyfer Rhaglenni Cydweithredol;
Y Weithdrefn Apeliadau Academaidd Gydweithredol;
Gweithdrefn Gwynion PA;
Tynnu'n ôl oherwydd diffyg cofrestru lle bydd y weithdrefn berthnasol yn datgan yn glir bod myfyrwyr yn gallu gofyn am adolygiad terfynol o benderfyniadau o'r fath dan Weithdrefn Adolygiad Terfynol PA.

(Lle na fydd hyn wedi cael ei ddatgan yn benodol, bydd myfyrwyr yn cael eu cynghori yn hytrach i ddilyn opsiynau apêl/adolygiad terfynol a nodir yng ngweithdrefnau'r sefydliadau partner cydweithredol).

1.2

Fel arfer, os na fydd myfyrwyr yn derbyn penderfyniad/canlyniad ffurfiol yn unol ag unrhyw rai o'r gweithdrefnau a restrir yn 1.1 o'r Atodiad hwn, ni fyddant yn gymwys i ddefnyddio'r Weithdrefn Adolygiad Terfynol hon ac fe'u cynghorir yn hytrach i ddilyn opsiynau apêl/adolygiad terfynol a nodir yng ngweithdrefnau'r sefydliadau partner cydweithredol. Mae hyn yn berthnasol i benderfyniadau a wneir yn unol â gweithdrefnau canlynol y sefydliadau partner cydweithredol (ymysg ffactorau eraill):

Gweithdrefn Ddisgyblu;
Gweithdrefn Gwyno (yn hytrach na Gweithdrefn Gwyno PA);
Asesu, marcio ac adborth ar gyfer modiwlau nad ydynt yn cyfrannu at ddyfarniad gan Brifysgol Abertawe.

1.3

PA fydd yn penderfynu a ddylid derbyn i’w hystyried ceisiadau am adolygiad terfynol o benderfyniadau/ganlyniadau ffurfiol sydd heb gael eu gwneud dan unrhyw rai o'r gweithdrefnau a restrir yn 1.1. yr Atodiad hwn.

2. Myfyrwyr sy'n gymwys i ddefnyddio'r Weithdrefn Adolygiad Terfynol hon - amrywiadau i Adrannau o'r Weithdrefn hon sy'n berthnasol

2.1

Bydd y seiliau ar gyfer yr Adolygiad Terfynol a'r broses i gyflwyno a phenderfynu canlyniad yr Adolygiad Terfynol fel y'i nodir yn y Weithdrefn Adolygiad Terfynol hon yn berthnasol, gan gynnwys yr amrywiadau canlynol i'r adrannau o'r Weithdrefn a nodir isod:

Mewn perthynas ag Adran 1.2 o'r Weithdrefn hon - Dylai myfyrwyr gwblhau'r ffurflen Cais am Adolygiad Terfynol yn Gymraeg neu Saesneg.
Mewn perthynas ag Adran 1.4 o'r Weithdrefn hon - Bydd y Gwasanaethau Addysg hefyd yn rhoi gwybod i i dîm gweinyddol y sefydliad partner cydweithredol, yn ysgrifenedig, eu bod wedi derbyn cais am Adolygiad Terfynol o fewn 5 niwrnod gwaith.