Canllawiau i Ohirio Astudiaethau ac Estyniadau ar gyfer Myfyrwyr Ymchwil Allanol

Pan fydd myfyriwr ymchwil yn gohirio ei astudiaethau, ni fydd ganddo’r hawl mwyach i gael mynediad i gyfleusterau'r Brifysgol (y Llyfrgell, y Rhwydwaith Cyfrifiadurol, mynediad i gyfleusterau a gofodau'r Brifysgol) ac ni fydd yn parhau i dderbyn goruchwyliaeth ffurfiol gan ei dîm goruchwylio. I bob pwrpas, mae gohirio astudiaethau yn rhoi terfyn ar ymchwil y myfyriwr ymchwil.

1.1

Dylai myfyrwyr ymchwil sy'n wynebu anawsterau ariannol ystyried trosglwyddo i gynllun astudio rhan-amser yn hytrach na gohirio eu hastudiaethau.

1.2

Dan amgylchiadau eithriadol, gall fod yn ofynnol i fyfyriwr ymchwil ohirio ei ymgeisyddiaeth am resymau academaidd, disgyblaethol neu ariannol. Mewn achosion o’r fath, hysbysir y myfyriwr ymchwil bod ei astudiaethau wedi’u gohirio a chaiff ei hysbysu am y rhesymau dros y penderfyniad. Lle bo’n briodol, rhoddir dyddiad dychwelyd i astudio i’r myfyriwr ymchwil a rhoddir gwybod iddo am unrhyw amodau y mae’n rhaid eu bodloni cyn y caiff ailgychwyn astudio.

1.3

Yn ogystal, gellir gofyn i fyfyriwr ymchwil ohirio ei astudiaethau os yw’r Brifysgol o'r farn, am resymau iechyd, nad yw’n briodol i'r myfyriwr hwnnw barhau i astudio, naill ai drwy arfer dyletswydd gofal y Brifysgol tuag at eraill neu os tybir na fyddai hynny er lles y myfyriwr ymchwil dan sylw. Amlinellir y broses i'w dilyn mewn amgylchiadau o'r fath yn y Weithdrefn Addasrwydd i Astudio.

Mae’r Brifysgol yn ystyried â chydymdeimlad unrhyw gais gan fyfyrwyr ymchwil i ohirio astudiaethau ac mae’n gwneud pob ymdrech i gynnig cyngor priodol. Dylai myfyriwr ymchwil drafod ei sefyllfa â'i oruchwylwyr ac aelodau perthnasol o staff y Gyfadran/Ysgol cyn gwneud unrhyw benderfyniad. Anogir myfyrwyr ymchwil rhyngwladol yn gryf i ymgynghori â'r Gwasanaeth Cynghori Myfyrwyr Rhyngwladol cyn gwneud penderfyniad terfynol, oherwydd gall fod goblygiadau o ran statws mewnfudo.

2.1

Cymeradwyir gohirio astudiaethau mewn cyfnodau o 3 mis h.y., tri mis, chwe mis, naw mis neu ddeuddeg mis. Os cymeradwyir y cais i ohirio, caiff dyddiad diwedd yr ymgeisyddiaeth ei newid yn awtomatig yn unol â hynny a chaiff y myfyriwr ymchwil ei drosglwyddo i'r garfan briodol. Lle caiff y cais i ohirio ei nodi yn hytrach na'i gymeradwyo, ni chaiff dyddiad diwedd ymgeisyddiaeth y myfyriwr ymchwil ei newid.

2.2

Fel arfer caniateir uchafswm o 12 mis o ohirio astudiaethau i fyfyriwr ymchwil dros hyd cyfan ei ymgeisiaeth. Os oes angen cyfnod o ohirio sy'n fwy na chyfanswm o 12 mis, argymhellir bod y myfyriwr ymchwil yn ystyried tynnu yn ôl o’r Brifysgol yn wirfoddol (gweler y Canllawiau ar gyfer Myfyrwyr Ymchwil Allanol ar Drosglwyddo a Thynnu yn ôl am ragor o wybodaeth). Gall myfyriwr ymchwil bob amser ailymgeisio pan fydd yn gallu ymrwymo i astudio eto a bydd y Brifysgol yn ystyried cyfnodau astudio blaenorol wrth bennu hyd yr ymgeisyddiaeth.

2.3

Fel arfer, os bydd myfyrwyr ymchwil wedi gohirio astudiaethau am gyfnod sy'n hwy na'r uchafswm a ganiateir, byddai'r Bwrdd Rheoliadau ac Achosion Academaidd/y Bwrdd Dilyniant a Dyfarniadau'n gofyn iddynt dynnu'n ôl; fodd bynnag, mewn amgylchiadau eithriadol, gellir caniatáu i'r myfyrwyr ymchwil hyn ailymgeisio i ailgofrestru ar yr un cam â'r ymchwil flaenorol (o fewn cyfnod hwyaf o ddwy flynedd o'r dyddiad gohirio astudiaethau). Dyma'r unig amgylchiadau lle gellir caniatáu lleihau hyd ymgeisyddiaeth myfyriwr ymchwil.

2.4

Ni ddylid gwneud cais am ohirio yn ôl-weithredol. Lle seilir cais ar resymau parhaus, gellir caniatáu gohiriad wedi’i ôl-ddyddio heb fod yn fwy nag un mis cyn dyddiad cyflwyno’r cais. Dim ond dan amgylchiadau eithriadol y gellir ôl-ddyddio gohiriadau ymhellach na mis - cysylltwch â’r Gwasanaethau Academaidd am gyngor.

2.5

Gellir caniatáu i fyfyrwyr ymchwil sydd wedi cyrraedd y ‘cam ysgrifennu ’ ohirio eu hastudiaethau, a chaiff dyddiad diwedd yr ymgeisyddiaeth ei addasu'n awtomatig i adlewyrchu'r cyfnod gohirio. Bydd y weithdrefn ar gyfer gohiriadau cyffredinol yn berthnasol ac fel rheol, gwneir penderfyniadau gan y Gwasanaethau Academaidd ar ran y Bwrdd Rheoliadau ac Achosion Academaidd/y Bwrdd Dilyniant a Dyfarniadau.

Fel arfer, mae’r Brifysgol yn cydnabod y rhesymau canlynol dros ohirio:

• Iechyd neu Feddygol (gan gynnwys cyfnodau o salwch dros ddeuddeg wythnos);
• Absenoldeb mamolaeth (naw mis yn y lle cyntaf, ond gall fod hyd at ddeuddeg mis);
• Gwasanaeth rheithgor neu wasanaeth milwrol gorfodol;
• Tosturiol (gan gynnwys anawsterau domestig difrifol);
• Anawsterau technegol (yn gyfyngedig i anawsterau technegol y tu hwnt i reolaeth y myfyriwr ymchwil);
• Ariannol (ar gyfer myfyrwyr ymchwil sy'n ariannu eu hunain yn unig, ond mae’n rhaid iddynt ystyried trosglwyddo i gynllun astudio rhan-amser yn gyntaf).

3.1

Mae’n rhaid i bob cais gael ei gefnogi gan dystiolaeth annibynnol briodol, y dylid ei hatodi i’r ffurflen gohirio astudiaethau. Ni fydd ceisiadau anghyflawn yn cael eu hystyried a bydd y ffurflenni yn cael eu dychwelyd i’r Gyfadran/Ysgol.

• Dylai'r myfyriwr ymchwil drafod ei fwriad i ohirio astudiaethau â'i oruchwylwyr ac aelodau staff perthnasol yn ei Gyfadran/Ysgol.
• Er mwyn bwrw ymlaen ag ohirio astudiaethau mae'n ofynnol i'r myfyriwr ymchwil ddarparu gwybodaeth i'r Gyfadran/Ysgol a sicrhau bod y rhesymau dros ohirio yn cael eu nodi'n glir, a bod y dystiolaeth annibynnol ategol ynghlwm. Mae’n rhaid i’r myfyriwr ymchwil nodi dyddiad dychwelyd i astudio.
• Bydd y Gyfadran/Ysgol yn awdurdodi ac yn nodi gohiriad astudiaethau ar y system Newid Amgylchiadau ac yn llwytho'r dystiolaeth i gefnogi'r cais. Bydd aelod o staff y Gwasanaethau Academaidd yn gwirio'r wybodaeth a’r ddogfennaeth ategol ac yn ystyried y cais ar ran y Bwrdd Rheoliadau ac Achosion Academaidd /Bwrdd Dilyniant a Dyfarniadau. Gall staff y Gwasanaethau Academaidd benderfynu cyfeirio unrhyw gais at Gadeirydd y Bwrdd Rheoliadau ac Achosion Academaidd i benderfynu arno.
• Os yw'r cais wedi'i ategu gan dystiolaeth ddigonol, caiff y cais i ohirio ei "gymeradwyo" fel arfer. Os nad yw'r cais wedi'i ategu gan dystiolaeth o'r fath, yna caiff y cais i ohirio naill ai ei "nodi" neu ei "wrthod".
  
  • Os caiff y cais i ohirio astudiaethau ei gymeradwyo, yna caiff dyddiad cyflwyno hwyraf y myfyriwr ymchwil ei estyn yn awtomatig i adlewyrchu'r cyfnod gohirio a gymeradwywyd. Caiff cofnod y myfyriwr ymchwil ei ddiweddaru fel bod yr holl wasanaethau cymorth yn ymwybodol o'r gohiriad/estyniad.
  • Os caiff y cais i ohirio astudiaethau ei nodi, yna bydd dyddiadau ymgeisyddiaeth y myfyriwr ymchwil yn parhau heb eu newid a chaiff ei gofnod ei ddiweddaru fel bod yr holl wasanaethau cymorth yn ymwybodol o'r gohiriad.
  • Os caiff y cais i ohirio ei wrthod, hysbysir y myfyriwr ymchwil a'i oruchwyliwr am y penderfyniad.

• Bydd y Gwasanaethau Academaidd yn ysgrifennu at y myfyriwr ymchwil, drwy e-bost neu lythyr (anfonir copi at Gyfadran/Ysgol y myfyriwr ymchwil) i gadarnhau canlyniad ei gais ac, os nad yw'r cais wedi cael ei gymeradwyo, y rhesymau dros y penderfyniad. Os yw'r cais i ohirio astudiaethau wedi'i gymeradwyo, os yw’n berthnasol, hysbysir Noddwr y myfyriwr ymchwil a/neu Fisâu a Mewnfudo'r DU (UKVI) bod y myfyriwr wedi gohirio ei astudiaethau.
• Os bydd y gohirio yn ystod blwyddyn pan fydd Ffioedd Dysgu eisoes wedi'u talu, bydd yr Adran Gyllid yn ail-gyfrifo’r swm sy'n ddyledus, ar sail pro rata, gan ystyried y cyfnod astudio hyd at adeg y gohirio. Caiff y swm hwn fel arfer ei gyfrifo ar sail deuddegfed ran o'r ffi flynyddol ar gyfer pob mis astudio llawn hyd at adeg y gohirio.

Os yw'r myfyriwr  ymchwil yn dymuno estyn cyfnod y gohiriad y tu hwnt i’r dyddiad dychwelyd i astudio a bennwyd, dylai gyflwyno cais arall am ohirio astudiaethau sy’n rhoi esboniad manwl o’r angen am y cyfnod pellach o ohirio.

Os yw’r myfyriwr ymchwil yn dymuno dychwelyd i astudio'n gynharach na'r dyddiad dychwelyd i astudio a bennwyd, dylai roi gwybod i'w oruchwylwyr a’r Gwasanaethau Academaidd fel bod modd diweddaru cofnod y myfyriwr a gwneud trefniadau dychwelyd ar yr adeg gywir.

Os yw'r myfyriwr ymchwil wedi gohirio ei astudiaethau oherwydd rhesymau iechyd, fel amod ailgofrestru, bydd rhaid iddo ddarparu i Gofnodion Myfyrwyr gadarnhad ysgrifenedig gan yr ymarferydd meddygol sy'n ei drin neu ei feddyg teulu ei fod yn ddigon iach i ddychwelyd i astudio a/neu unrhyw dystiolaeth arall y gofynnir amdani gan Gofnodion Myfyrwyr/Gwasanaethau Academaidd.

Dylai myfyrwyr ymchwil sy'n dychwelyd ar ôl gohirio astudiaethau sicrhau eu bod yn gallu ailgydio yn eu hastudiaethau a:

• Lle bo myfyriwr ymchwil wedi gohirio ei astudiaethau oherwydd amgylchiadau personol, dylai sicrhau nad yw'r amgylchiadau personol yn effeithio ar ei astudiaethau bellach;
• Lle bo astudiaethau wedi'u gohirio oherwydd pryderon ariannol, dylai'r myfyriwr ymchwil sicrhau ei fod wedi bodloni ei rwymedigaethau ariannol a'i fod yn gallu parhau i'w bodloni.

Os nad yw myfyriwr ymchwil yn ailgychwyn ei astudiaethau erbyn y dyddiad dychwelyd i astudio a bennwyd, bydd y Bwrdd Rheoliadau ac Achosion Academaidd/y Bwrdd Dilyniant a Dyfarniadau fel arfer yn cymryd yn ganiataol bod y myfyriwr wedi tynnu yn ôl o’r Brifysgol a chaiff cofnod y myfyriwr ei gau (gweler y Canllawiau ar gyfer Myfyrwyr Ymchwil Allanol ar Drosglwyddo a Thynnu yn Ôl).

Mae’r Brifysgol yn ymrwymedig i ddarparu amgylchedd ymchwil o ansawdd uchel ac mae’n rhoi gweithdrefnau sicrhau ansawdd ar waith sydd â'r nod o fonitro cynnydd myfyrwyr ymchwil. Y disgwyliad yw y bydd y mwyafrif llethol o fyfyrwyr ymchwil yn cyflwyno eu traethawd ymchwil neu eu traethawd hir o fewn y terfyn amser a bennwyd gan y rheoliadau. Gellir estyn terfyn amser myfyriwr ymchwil mewn achosion eithriadol yn unig.

8.1

Ni chaiff estyniadau i’r dyddiad cyflwyno hwyraf eu hystyried oni fodlonir y meini prawf canlynol:

A. Mae argymhellion y Bwrdd Dilyniant a Dyfarniadau yn nodi bod y myfyriwr ymchwil wedi cael anawsterau wrth wneud cynnydd mewn modd amserol;
B. Cyflwynir y cais i’r Gwasanaethau Academaidd fel rheol o leiaf tri mis cyn diwedd yr ymgeisyddiaeth hwyaf a ganiateir;
C. Darperir yr holl ddogfennau sy’n angenrheidiol i ategu cais am estyniad.

Bydd peidio â bodloni unrhyw un o’r meini prawf uchod yn golygu y caiff cais am estyniad ei wrthod yn awtomatig.

9.1

Fel arfer, gellir gwneud ceisiadau am estyniad i ymgeisyddiaeth am un neu fwy o'r rhesymau canlynol:

1. Iechyd neu Feddygol;
2. Tosturiol (gan gynnwys anawsterau domestig difrifol);
3. Ymrwymiadau Proffesiynol Gormodol (a ddigwyddodd yn ystod y cyfnod ymgeisiaeth byrraf);
4. Anawsterau technegol (yn gyfyngedig i anawsterau technegol y tu hwnt i reolaeth y myfyriwr ymchwil);
5. Ni fydd ceisiadau i estyn gradd ymchwil gan aelodau staff Abertawe sydd wedi cofrestru'n gydamserol ar TUAAU fel amod o’u cyflogaeth, a gyflwynir ar sail cofrestru cydamserol yn unig, yn cael eu caniatáu.

Yn y lle cyntaf, rhaid i’r myfyriwr ymchwil drafod y terfyn amser ar gyfer cyflwyno ei draethawd ymchwil â'r goruchwyliwr/wyr a sicrhau y cymerir yr holl gamau posibl i ganiatáu iddo gyflwyno erbyn y terfyn amser a bennwyd. Os yw’r myfyriwr ymchwil yn teimlo bod angen estyn yr ymgeisyddiaeth (a gellir bodloni’r holl feini prawf angenrheidiol), dylid lawrlwytho'r ffurflen cais am estyniad o'r Fewnrwyd a llenwi’r holl adrannau perthnasol.

10.1

Rhaid cynnwys y dogfennau canlynol gyda phob cais:

i. Datganiad clir gan y myfyriwr ymchwil sy'n esbonio ei amgylchiadau, ei gynnydd hyd at y dyddiad hwnnw ac effaith ei amgylchiadau ar ei gynnydd a/neu ei allu i barhau â'i astudiaethau.
ii. Datganiad clir gan y goruchwylwyr, a gydlofnodwyd gan y Deon Gweithredol neu ei enwebai, sy'n gwerthuso cynnydd y myfyriwr ymchwil hyd yma, a’r sefyllfa o ganlyniad i amgylchiadau'r myfyriwr ymchwil.
iii. Cynllun gwaith (y cytunwyd arno gan y myfyriwr ymchwil a'r goruchwylwyr) sy'n disgrifio sut bydd y myfyriwr ymchwil yn barod i gyflwyno erbyn diwedd yr estyniad a geisir.
iv. Tystiolaeth annibynnol sy'n cefnogi'r rhesymau dros yr estyniad (e.e., llythyr gan feddyg/cwnselydd).

10.2

Dylai’r dogfennau nodi sut mae’r rhesymau a grybwyllwyd wedi effeithio’n niweidiol ar waith a chynnydd y myfyriwr ymchwil. Ni fyddai datganiadau cyffredinol nad ydynt yn cysylltu’r rhesymau a grybwyllwyd â gallu’r myfyriwr ymchwil i weithio a gwneud cynnydd yn dystiolaeth dderbyniol.

10.3

Lle gellir dangos bod y rhesymau dros estyniad wedi codi ar ôl cyfarfod diwethaf y Bwrdd Dilyniant a Dyfarniadau lle ystyriwyd y myfyriwr ymchwil, gellir diystyried maen prawf ‘i’ uchod.

10.4

Mae angen i’r goruchwyliwr a’r Deon Gweithredol neu ei enwebai lofnodi’r ffurflen gais am estyniad (lle mai’r un person yw’r rhain, dylid sicrhau ail lofnod yn lle’r Deon Gweithredol neu ei enwebai). Yna, dylai’r cais wedi’i gwblhau gael ei ystyried gan Arweinydd Ymchwil Ôl-raddedig y Gyfadran a/neu Bwyllgor Ôl-raddedig neu Bwyllgor Ymchwil y Gyfadran/Ysgol (neu is-grŵp un o’r rhain) a bydd naill ai’n cael ei gymeradwyo neu ei wrthod.

10.5

Pan fydd y cais wedi cael ei ystyried ar lefel y Gyfadran/Ysgol, bydd rhaid ei drosglwyddo i’r Gwasanaethau Academaidd, fel arfer o leiaf tri mis cyn dyddiad yr ymgeisyddiaeth hwyaf a ganiateir. Bydd aelod o staff y Gwasanaethau Academaidd yn gwirio'r ddogfennaeth ac yn penderfynu a ddylid cymeradwyo'r cais ar ran y Bwrdd Rheoliadau ac Achosion Academaidd/y Bwrdd Dilyniant a Dyfarniadau. Gall yr aelod o staff y Gwasanaethau Academaidd benderfynu cyfeirio unrhyw gais at Gadeirydd y Bwrdd Rheoliadau ac Achosion Academaidd i'r Cadeirydd benderfynu arno.

Caiff y cais ei wirio ar bob lefel lle caiff ei ystyried er mwyn sicrhau bod y meini prawf angenrheidiol ar gyfer estyniad wedi’u bodloni a bod y ddogfennaeth yn gyflawn. Lle nad yw’r meini prawf angenrheidiol wedi’u bodloni, ni chaiff y cais ei ystyried ymhellach. Lle bo’r ddogfennaeth yn anghyflawn, hysbysir y myfyriwr ymchwil a’r goruchwyliwr a gofynnir iddynt sicrhau bod y ddogfennaeth gyflawn yn cael ei darparu.

11.1

Bydd y Gwasanaethau Academaidd yn hysbysu'r myfyriwr ymchwil a'r goruchwylwyr drwy e-bost neu lythyr am ganlyniad y cais am estyniad (fel arfer, o fewn pum niwrnod gwaith ar ôl gwneud y penderfyniad) a, lle nad yw'r cais wedi'i gymeradwyo, y rhesymau dros y penderfyniad. Bydd y Gwasanaethau Academaidd yn sicrhau bod cofnod y myfyriwr yn cael ei diweddaru’n briodol a bod yr holl bartïon perthnasol yn cael eu hysbysu am y newid i’r dyddiad cyflwyno hwyraf.

Mae’r gweithdrefnau ar gyfer gwneud cais am estyniad yn sicrhau bod pob cais yn cael ei archwilio ar lefel y Gyfadran/Ysgol ac ar lefel y Brifysgol. Asesir ceisiadau yn erbyn meini prawf wedi’u diffinio’n glir ac mae’r broses yn glir ac yn dryloyw, felly mae'r penderfyniad ar y cais am estyniad yn derfynol ac ni ellir apelio yn ei erbyn.