Canllawiau i Fonitro Cynnydd Myfyrwyr Ymchwil Allanol

Yn ystod cyfnod ymgeisyddiaeth myfyriwr ymchwil, bydd disgwyl iddo gyfarfod yn rheolaidd gyda’i oruchwyliwr/wyr. Yn y rhan fwyaf o gyfarfodydd mae’n debygol y bydd cynnydd y myfyriwr ymchwil yn cael ei fonitro mewn modd anffurfiol, yn ogystal â gwiriadau presenoldeb. Yn ddelfrydol, dylid cofnodi manylion y cyfarfodydd ar y system ar-lein. Mae'n ofynnol cynnal o leiaf bedwar cyfarfod goruchwylio bob blwyddyn, a chyflwynir adroddiadau am ddau ohonynt i'r Bwrdd Dilyniant a Dyfarniadau Ôl-raddedig. Yn ystod y cyfarfodydd goruchwylio hyn, trafodir cynnydd y myfyriwr ymchwil a chofnodir hynny'n ffurfiol ar y system ar-lein.

Nodir ar ba gamau y mae cynnydd myfyriwr ymchwil sy'n dilyn PhD 3 blynedd yn cael eu hasesu isod:

Ffigur 1: Trefniadau Adrodd ar Gynnydd

Corff ffurfiol ar gyfer monitro cynnydd pob myfyriwr ymchwil a phenderfynu a ddylid caniatáu i'r myfyriwr ymchwil fwrw ymlaen â'i ymchwil yw'r Bwrdd Dilyniant a Dyfarniadau. Dylai'r Gyfadran/Ysgol sicrhau bod y myfyriwr ymchwil yn cael gwybod am y meini prawf (meini prawf penodol i'w darparu gan y Gyfadran/Ysgol) a’r gweithdrefnau ar ddilynir i asesu ei gynnydd. Rhaid i Gyfadrannau/Ysgolion sicrhau bod eu meini prawf penodol a'u gweithdrefnau'n ddigon cadarn i sicrhau y gellir adnabod yn glir ac yn gynnar fyfyrwyr ymchwil sydd yn annhebygol o allu cwblhau'r radd ymchwil berthnasol yn llwyddiannus.

Mae'n ofynnol i'r Gyfadran/Ysgol gadarnhau ymgeisyddiaeth myfyriwr ymchwil i'r Bwrdd Dilyniant a Dyfarniadau o fewn tri mis i'w cofrestru cychwynnol, ni waeth pryd y byddant yn cofrestru. Wrth wneud hyn, mae'r Gyfadran/Ysgol yn cadarnhau bod y myfyriwr ymchwil wedi bodloni'r gofynion gweinyddol a bennwyd a'i fod yn barod, yn academaidd, i ymgymryd â'r prosiect ymchwil y cytunwyd arno. Yn benodol:

• Mae manylion yr ymgeisyddiaeth yn gywir: yn benodol y dyddiad dechrau, y cyfnod ymgeisyddiaeth byrraf, y dyddiad cyflwyno hwyraf, enwau'r goruchwylwyr, y dull astudio, a phwnc yr astudiaeth;
• Mae'r myfyriwr ymchwil wedi matriciwleiddio i gael ei dderbyn i'r Brifysgol;
• Cyflwynwyd cais i gyflwyno'r traethawd ymchwil yn Gymraeg i'r Gyfadran/Ysgol, ac wedyn i'r Gwasanaethau Academaidd;
• Cyflwynwyd cais i gyflwyno'r traethawd ymchwil mewn iaith heblaw am Gymraeg neu Saesneg (am resymau academaidd neu le mae cyflwyno'r traethawd ymchwil mewn iaith arall yn un o ofynion y rhaglen benodol) i'r Bwrdd Rheoliadau ac Achosion Academaidd;
• Cytunwyd ar gynllun ymchwil rhwng y myfyriwr ymchwil a'r goruchwylwyr a nodwyd crynodeb byr o’r prosiect (terfyn geiriau i'w ddiffinio gan y Gyfadran/Ysgol) ar y system ar-lein;
• Ystyriwyd agweddau moesegol yr ymchwil;
• Hyd y gellir eu hasesu'n rhesymol ar hyn o bryd, bydd y cyfleusterau a'r adnoddau angenrheidiol i gwblhau'r prosiect arfaethedig ar gael a byddant yn cael eu hamlinellu yng Nghytundeb Dysgu’r Myfyriwr;
• Cwblhawyd Dadansoddiad Anghenion Hyfforddi;
• Mae'r myfyriwr ymchwil wedi derbyn y ddogfennaeth berthnasol, megis Llawlyfr Myfyrwyr Ymchwil Ôl-raddedig y Gyfadran/Ysgol;
• Nodwyd yr hyfforddiant diogelwch angenrheidiol, a naill ai mae'r myfyriwr ymchwil wedi'i gwblhau neu cytunwyd ar amserlen briodol i'w gwblhau;
• Mae’r myfyriwr ymchwil wedi cwblhau cyrsiau hyfforddi gorfodol y Brifysgol neu Gyfadran/Ysgol, neu bydd yn eu cwblhau, os yw'n berthnasol;
• Mae'r myfyriwr ymchwil yn ymrwymo i'w astudiaethau - cofnodir unrhyw absenoldeb sy'n hwy na phythefnos.

2.1

Mae angen Cadarnhad o Ymgeisyddiaeth i gael ei gwblhau gan y myfyriwr ymchwil a'r goruchwyliwr/wyr, a'i gofnodi ar y system ar-lein a fydd yn cael ei gofnodi fel un o'r tri chanlyniad posibl canlynol:

• Ymgeisyddiaeth wedi'i Chadarnhau
• Gohirio am dri mis*
• Tynnu’n ôl yn Orfodol*

*Caiff y canlyniadau hyn eu hadrodd i’r Bwrdd Dilyniant a Dyfarniadau.

2.2

Bydd adroddiad o'r holl ymgeisyddiaethau sydd heb eu cadarnhau yn cael ei dderbyn gan y Bwrdd Dilyniant a Dyfarniadau dri mis ar ôl cofrestru. Os na all y Gyfadran/Ysgol gadarnhau ymgeisyddiaeth ar gyfer myfyriwr ymchwil, bydd y Bwrdd Dilyniant a Dyfarniadau yn gofyn i'r myfyriwr ymchwil dynnu'n ôl o'r rhaglen (gweler y Canllawiau i Ohirio Astudiaethau ac Estyniadau ar gyfer Myfyrwyr Ymchwil Allanol a’r Canllawiau ar gyfer Myfyrwyr Ymchwil Allanol ar Drosglwyddo a Thynnu yn Ôl). Fodd bynnag, mewn amgylchiadau eithriadol iawn, caiff myfyriwr ymchwil gyflwyno cais, i'w ystyried gan y Bwrdd Dilyniant a Dyfarniadau, i estyn ei gyfnod Cadarnhau Ymgeisyddiaeth am dri mis.

2.3

Pan fydd ymgeisyddiaeth wedi’i chadarnhau, ni chaniateir i fyfyriwr newid testun ei ymchwil yn sylweddol, gan y byddai newid o’r fath yn annilysu cadarnhau'r ymgeisyddiaeth. Os yw myfyriwr ymchwil yn dymuno newid ei destun ymchwil yn sylweddol, dylid gofyn i'r myfyriwr dynnu yn ôl o’r radd bresennol ac ailymgeisio ar gyfer y testun ymchwil newydd.

Yn ystod y cyfnod cychwynnol hwn, disgwylir i'r myfyriwr ymchwil ddangos bod ganddo'r gallu i symud ymlaen i wneud ymchwil pellach, a disgwylir iddo fodloni'r meini prawf a bennwyd gan y Gyfadran/Ysgol i fesur ei berfformiad. Gall gwahanol Gyfadrannau/Ysgolion ddefnyddio gwahanol weithdrefnau a meini prawf wrth wneud y penderfyniadau hyn, ond rhaid i'r rhain fod yn glir i'r myfyriwr ymchwil trwy Lawlyfr y Gyfadran/Ysgol neu wybodaeth ysgrifenedig arall. Defnyddir y meini prawf cyffredinol canlynol ar gyfer pob myfyriwr ymchwil wrth asesu a yw wedi cwblhau'r cyfnod cychwynnol yn llwyddiannus:

• Mae'r myfyriwr ymchwil yn dangos gwybodaeth a dealltwriaeth dda o'i bwnc ac o ddulliau a thechnegau cysylltiedig;
• Mae'r myfyriwr ymchwil wedi cynnal adolygiad cynhwysfawr o'r llenyddiaeth;
• Mae'r myfyriwr ymchwil wedi dangos potensial i wneud cyfraniad gwreiddiol yn ei faes astudio;
• Mae'r myfyriwr ymchwil yn gallu cyflwyno a chyfleu ei waith ymchwil ar lafar ac yn ysgrifenedig;
• Mae'r myfyriwr ymchwil wedi cwblhau'r modiwlau hyfforddi neu'r cyrsiau a nodwyd ar ddechrau ei astudiaethau'n llwyddiannus, os yw’n berthnasol;
• Mae’r myfyriwr ymchwil yn gallu dangos hyfedredd, yn ysgrifenedig ac lafar, yn yr iaith gyflwyno.
  
  Ddwywaith y flwyddyn, bydd y myfyriwr ymchwil a'i oruchwyliwr yn cynnal asesiad ffurfiol o gynnydd, gan gofnodi'r canlyniad ar y system ar-lein. Y cyntaf o'r asesiadau ffurfiol hyn fydd y Cadarnhad o Ymgeisyddiaeth. Yna cyflwynir yr adroddiad sy’n deillio o’r asesiad i Bwyllgor Ymchwil/Ôl-raddedig i’r Gyfadran/Ysgol i'w ystyried. Bydd y Gyfadran/Ysgol a’r Pwyllgor Ymchwil/Ôl-raddedig naill ai'n cymeradwyo'r cynnydd neu'n gwneud diwygiadau priodol. Caiff yr argymhelliad ynghylch cynnydd ei adolygu gan y Bwrdd Dilyniant a Dyfarniadau a wnaiff benderfyniad ffurfiol ar gynnydd y myfyriwr ymchwil ac a ddylai barhau â'i astudiaethau.

3.1

Mewn achosion eithriadol a’r tu allan i’r broses arferol, lle mae gan oruchwyliwr bryderon ar y pryd ynghylch cynnydd myfyriwr ymchwil, caiff y goruchwyliwr ofyn bod adroddiad ffurfiol ar gynnydd yn cael ei lunio am y myfyriwr ymchwil hwnnw i'w gyflwyno i gyfarfod nesaf posibl y Bwrdd Dilyniant a Dyfarniadau.

3.2

Cyfrifoldeb y myfyriwr ymchwil yw hysbysu’r Gyfadran/Ysgol o amgylchiadau esgusodol a allai gael effaith ar ei gynnydd. Nid ystyrir apeliadau academaidd sy’n seiliedig ar amgylchiadau esgusodol y gellid bod wedi’u dwyn i sylw’r Gyfadran/Ysgol cyn cyfarfod y Bwrdd Dilyniant a Dyfarniadau.

3.3

Bydd myfyriwr ymchwil yn cael gweld penderfyniad, sylwadau ac argymhelliad y Bwrdd Dilyniant a Dyfarniadau ar ôl i'r argymhelliad gael ei gadarnhau. Os bydd y myfyriwr ymchwil yn anfodlon â’r penderfyniad a wnaed, ac yn credu bod sail ddigonol, caiff apelio yn erbyn canlyniad yr adolygiad hwn gan ddefnyddio'r Rheoliadau ar gyfer Apeliadau Academaidd.

Gall y Bwrdd Dilyniant wneud un o'r penderfyniadau canlynol:

Bydd angen cofnodi adroddiadau cynnydd ffurfiol ar y system ar-lein o hyd, a'u cyflwyno i'r Bwrdd Dilyniant a Dyfarniadau ddwywaith y flwyddyn trwy gydol cyfnod yr ymgeisyddiaeth (neu'n fwy aml os oes angen). Nod yr adroddiadau cynnydd yw dangos a yw'r prosiect yn gwneud cynnydd yn unol â'r cynllun. Gall yr adroddiad cynnydd amlygu unrhyw bryderon neu anawsterau a gafwyd hefyd, yn ogystal â'r hyn a wnaed i'w goresgyn.

Mewn amgylchiadau eithriadol, lle tarfwyd yn sylweddol ar gynnydd, cynghorir goruchwylwyr i gynnal cyfarfodydd RMS ad hoc ychwanegol gyda myfyrwyr ymchwil a chofnodi’r drafodaeth. Mae hyn yn arbennig o bwysig mewn achosion lle gellid cyflwyno cais am estyniadau yn ddiweddarach. Dylid cyflwyno unrhyw gais am estyniad yn unol â'r canllawiau perthnasol.

Ar ddiwedd y cyfnod arferol o ymgeisyddiaeth dan oruchwyliaeth, disgwylir i’r myfyriwr ymchwil fod wedi cwblhau ei ymchwil a bod yn barod i gyflwyno’r traethawd ymchwil. Rhaid i Gyfadran/Ysgol y myfyriwr ymchwil gyflwyno adroddiad asesu ffurfiol ar y cynnydd i'r Bwrdd Dilyniant a Dyfarniadau ynghyd ag argymhelliad yn nodi a yw'r myfyriwr yn barod i gyflwyno'r traethawd ymchwil o fewn chwe mis.

Gall gwahanol Gyfadrannau/Ysgolion ddefnyddio gwahanol weithdrefnau a meini prawf wrth wneud y penderfyniadau hyn, ond rhaid i'r rhain fod yn glir i'r myfyriwr ymchwil trwy’r llawlyfr neu wybodaeth ysgrifenedig arall. Fel arfer, defnyddir rhai o'r meini prawf canlynol i asesu pryd bydd y myfyriwr ymchwil yn barod i gyflwyno'r traethawd ymchwil:

• Mae'r prif ymchwil wedi'i gwblhau (h.y., gwaith maes);
• Lluniwyd drafft cyntaf y rhan fwyaf o benodau'r traethawd ymchwil, ac fe'u hadolygwyd gan y goruchwylwyr
• Mae'n debygol na fydd angen goruchwyliaeth lawn:

o Mae'r goruchwylio'n canolbwyntio ar adolygu drafftiau o benodau'r traethawd ymchwil a/neu olygu; neu
o Mae goruchwyliaeth bellach wedi’i chyfyngu i adolygu drafftiau o’r penodau sy'n weddill (e.e., penodau canlyniadau a thrafodaeth), gan gynnwys mireinio a/neu olygu terfynol;

• Nid yw'r myfyriwr ymchwil yn barod i gyflwyno’r traethawd ymchwil ac mae wedi llunio cynllun ymchwil y cytunwyd arno gyda'r goruchwylwyr i sicrhau bod cyflwyno'n digwydd.